راهنمای گذار موفق به مدیریت تولید بدون مکاتبات کاغذی

اگر شما هم در حال پیاده سازی برنامه‌های تولید بدون مکاتبات کاغذی هستید یا در نظر دارید که این کار را آغاز کنید، این مقاله برای شما سودمند خواهد بود.

در نظر داریم بحث را در سه بخش ارائه کنیم:

•       احتمال رخداد خطاهای انسانی، ناکافی بودن و انعطاف ناپذیری و احتمال تاخیر در تصمیم گیری هزینه‌های پنهان سیستم‌های کاغذی هستند.
•  انتخاب ابزار صحیح برای حذف مکتوبات کاغذی باید با در نظر گرفتن توانایی‌ها و ویژگی‌ها، کاربردی بودن و تحرک پذیری انجام شود.
•  این یک سفر است. پردازش داده‌های خود را هرچه سریعتر شروع کنید و این کار را با یک رابط کاربری آسان انجام دهید. بدین ترتیب بینش‌هایی به مراتب عمیق تر به دست خواهید آورد که توسط آن می توانید فرآیندهای تولیدی خود را بازنگری کنید.

 

دیجیتالی سازی چند نکته دارد:

خودکار سازی و حذف منوآل‌ها و دستورالعمل‌ها؛ ثبت، تحلیل و جمع آوری داده، و سپس بهبود اقدامات فرآیندهای خودکار.

این موارد به معنی فاصله گرفتن از سیستم‌های فعلی ثبت داده‌ها روی فرم‌های کاغذی، و سپس تایپ یا اسکن آن‌ها در کپی‌های دیجیتالی است. رسیدن به فرآیندهای بدون کاغذ یکی از اولین دستاوردهای دیجیتالی شدن است.

از دیدگاه منطقی، سیستم‌های ثبت داده‌ی کاغذی، مستعد خطا هستند، و نگهداری از این سیستم‌ها نیز هزینه دارد. برای مثال کابینت‌ها و فایل‌ها و کشو‌ها را  در نظر بگیرید:

•        ظرفیت 15 تا 20 هزار برگه کاغذ را دارد.
•   پر کردن آن 25 هزار دلار هزینه دارد.
•  هزینه‌ی نگهداری سالانه‌ی آن 2 هزار دلار است.

 

 

مسیر حذف مکتوبات کاغذی را با درک مزایای آن

 

برای حذف کاغذ، گام اول باید درک هزینه‌های سیستم‌های کاغذی باشد، که شامل ثبت داده‌ها و ذخیره سازی آن‌ها است. علاوه بر هزینه‌ی ذخیره سازی فایل‌های کاغذی، حذف مکتوبات کاغذی مزایای ملموس دیگری نیز دارد:

•        ظرفیت پردازش را سه برابر می کند (گارتنر).
•   بهره وری را تا 50% افزایش می دهد((IDC).
•   دستیابی آنی به داده‌های لازم برای تصمیم گیری‌های بحرانی (که هدف اصلی است) را فراهم می کند.
•  هزینه‌ی فضای ذخیره سازی را تا 80% کاهش می دهد.
•   قابلیت ردیابی و همخوانی با قوانین دولتی را ایجاد می کند( FCR 21 ام بخش 11، سبرینز- آکسلی، FSMA، و غیره).
•   صحت: ورودی داده‌ی خودکار میزان دقت 99.959 تا 99.99 درصد را حاصل می کند.

 

به کاری گیری راهبردهای پایدارتر

در این مسیر ابهاماتی وجود دارند که اگرچه خیلی جدی نیستند اما باید مورد توجه قرار بگیرند من جمله اثرات محیط زیستی. با توجه به هزینه‌های خالص کار با کاغذ و فوریت درک رخدادها - دیجیتالی کردن عملیات به شما اجازه می دهد که همه داده‌ها برای بهبود مدیریت تولید و عملیات ، از جمله تصویر سازی، ذخیره سازی داده‌ها و برنامه‌های MES ، به صورت آنی و فوری در دسترس باشند.

بهبود آنی فرایند منجر به موارد ذیل می شود: شرکت هایی که در سطح خرده فروشی مکتوبات کاغذی خود را حذف کرده اند به مزایایی از قبیل کاهش 75 درصدی در زمان کلی فرایند، کاهش 90 درصدی در خطای لیبل گذاری و صرفه جویی هزینه‌های نیروی کار به ازای هر فرد به مقدار 7500 دلار دست یافته اند.

 

کاهش تاخیر در زمان تصمیم گیری

به ادامه موضوع هزینه‌ها بپردازیم، یکی از اصلی ترین مزیت‌های دیجیتالی سازی کاهش مدت زمان تاخیر تصمیم است که در فرایندهای مبتنی بر مکتوبات کاغذی وجود دارد. دیحیتالی سازه این اجازه را به ما می دهد که داد‌ها را به صورت آنی ثبت و گزارش کنیم؛ و به این ترتیب با سرعت خیلی بیشتری می توان تصمیم گیری کرد، و جلوی ضررهایی را گرفت که ممکن است به خاطر تاخیرها در فرایند گزارش دهی دستی پیش بیاید.

 

کاهش مجموعه داده‌های دستی کم ارزش و احتمال خطا

استفاده از کاغذ در سطح خرده فروشی  به این معنی است که نیروی کار باید کاری اضافه  برای ثبت داده‌ها در زمان کاری و هر مرحله از عملیات انجام دهد، که ممکن است منجر به خطا در ثبت شود. ثبت داده‌ها به صورت کاغذی  و خطاهای مرتبط با آن می توانند بسیار پرهزینه باشند یا به طبیعت آسیب زیادی وارد کنند. در صنایع مادر، یک خطای کوچک ثبت داده می تواند منجر به فراخوانی محصول و اثراتی بسیار نامطلوب شود، می تواند منجر به آسیب مالی و سازمانی شود، و در بسیار از موارد ممکن است باعث شود محصولاتی که تاییدیه ندارند برای مصرف راهی بازار شوند.

 

اشتراک گذاری پرونده‌های پژوهشی از طریق گوگل

یکی دیگر از معایب اصلی مکتوبات کاغذی این حقیقت است که بازبینی و تحلیل داده‌های قدیمی و بلند مدت، به منظور شناسایی روندها، کنترل فرآیند و مدیریت کیفیت بسیار سخت می شود. بسته به میزان اهمیت رخداد و دفعات ثبت داده ها، ممکن است سالانه میلیون‌ها سند کاغذی ایجاد شود. یافتن بخش خاصی از این اطلاعات  که چندین ماه قبل ثبت شده است مانند یافتن سوزن در انبار کاه خواهد بود.

 

 

کاهش اقدامات مدیریت انطباق از دیدگاه عملیاتی

علاوه بر موارد فوق مسئله آشکار عدم امنیت کافی مکتوبات کاغذی نیز وجود دارد. اسناد مهم ممکن است به دلایل مختلفی از بین بروند ، زیرا کاغذ بسته به شرایط نگهداری ممکن است از بین می رود و مستعد آسیب است. اسناد ، به ویژه اسناد مربوط به انطباق ، اگر به صورت دیجیتالی ذخیره نشوند ، ممکن است مفقود شوند، که منجر به مطرح شدن مسائل جدی مربوط به کیفیت و اقدامات مربوط به عدم تطابق از سوی مقامات نظارتی می شود.

 

حذف مکتوبات کاغذی توسط نرم افزار مدیریت کارخانه

در نتیجه، کاغذ هر فرایند را کندتر، پرهزینه، ناپایدار، پرخطر، مقطع و ناکارآمد می کند. اما دیجیتالی کردن اسناد چگونه این مسئله را بهبود می بخشد و آیا این به معنای حذف کامل کاغذ از فرایندها است؟

دیجیتالی سازی در فرایندهای تولیدی بیشتر توسط نرم افزار مدیریت کارخانه انجام می شود، این تکنیک برنامه ای است که برای جمع آوری داده‌های فرایند و تجهیزات، ثبت و گزارش آن‌ها به صورت به هنگام یا تقریبا به هنگام، در سراسر زیرساخت IT به انجام می رسد، که در آن نرم افزار مدیریت کارخانه نقش یکپارچه سازی را دارد. از سطح خرده فروشی تا بالاترین رده تولید نرم افزار مدیریت کارخانه گزارش‌های برنامه ریزی، انتقال و کیفیت را دیجیتالی می کند و بدین ترتیب مکتوبات کاغذی از آغاز کار حذف می شود.

می توان سیستم‌های کاغذی که امکان آنلاین بودن و کنترل بهینه‌ی کیفیت عملیاتی را در خود دارند توسط سیستم‌های به هنگام یکپارچه انجام داد.

برنامه‌های مدرن نرم افزار مدیریت کارخانه ، بسته به سطح اتوماسیون موجود در طرح و تاسیسات، قادر به ثبت مستقیم داده‌ها از تجهیزات پردازشی هستند. از آنجا که برنامه‌های سطح خرده فروشی مستقیماً داده‌ها را از فرآیندها جمع آوری می کنند، نیازی به ثبت دستی این داده‌ها روی کاغذ نیست. این بدان معناست که در همان وهله اول ، نرم افزار مدیریت کارخانه به پرسنل سطح خرده فروشی این آزادی عمل را می دهد که فعالیت‌های با ارزش افزوده بیشتری انجام دهند، در حالی که زیرساخت هر اتفاقاتی را که رخ می دهد ثبت می کند.

همانطور که وقایع سطح خرده فروشی به صورت به هنگام ثبت و گزارش می شود، تاخیری که در ابتدا به آن اشاره کردیم به شدت کاهش می یابد. مدرن ترین برنامه‌های نرم افزار مدیریت کارخانه نه تنها می توانند داده‌ها را جمع آوری کنند، بلکه قادر به انجام تجزیه و تحلیل و افزودن ارزشمند درست در هنگام جمع آوری داده‌ها هستند، به این معنی که هرگونه ناهنجاری در داده‌ها به صورت آنی قابل رصد و پیگیری خواهد بود. این مورد به صاحبان فرآیند اجازه می دهد تا اقدامات لازم را برای مهار مشکل گزارش شده انجام دهند و برای اطمینان از تداوم فرآیند اقدامات لازم را انجام دهند، به عنوان مثال می توان به برنامه ریزی مجدد انبار تولید یا تغییر دستورالعمل تولید اشاره کرد.

از آنجا که مسئله ای در هنگام وقوع یا در شرف وقوع گزارش می شود، بسته به نرم افزار مدیریت کارخانه و قابلیت‌های آن، می توان خسارت ناشی از این رویداد را مهار کارد، کاهش داد و یا حتی از بین برد. زیرا زمان تأخیر برای پردازش داده‌های وارد شده به صورت دستی از میان برداشته شده است. تصمیمات را می توان به صورت به هنگام اخذ کرد، و نیازی نیست منتظر یک گزارش کاغذی برای تجزیه و تحلیل بمانید. هنگامی که چرخه‌ی کاملی از یک مشکل در فرایند شناسایی می شود، زمان رسیدن به منطقه‌ی ایجاد مشکل و قرارگیری و سپس در نهایت عمل اصلاحی می تواند تا 50-75 درصد کاهش یابد.

 

 

کاربردی بودن و راحتی استفاده فاکتورهای مهم برای تعامل بهینه‌ی اپراتورها با سیستم هستند. نباید فراموش کرد که تمرکز آن‌ها بر خود فرایند و سایر موارد باید تا حد امکان ساده سازی شود.

این تنها صنعت تولید نبوده که گذشته ای تاریک و پر مشکل از تعامل انسان و سیستم دارد، بلکه در صنایع پیچیده، انعطاف پذیری طراحی برای بهبود عملکرد فرآیندهای پیچیده ضروری است. به جای اینکه سعی کنیم یک راهکار را برای تمام مشکلات به کار ببندیم، چنین راه حلی باید انعطاف پذیری رابط‌های کاربری را افزایش دهد تا نیازهای بسیار متنوعی برآورده شود. در صورت انجام چنین کاری به کار گیری تجارب انباشته و حتی نیازهای جدید نیز آسان خواهد بود و در نتیجه تعامل بی عیب و نقص سیستم انسان، آن هم فقط با پیکربندی میسر خواهد شد.

واقعیت مهم دیگری که وجود دارد عملکرد خود سیستم است، به عبارت دیگر، کل معماری راه حل باید برای کاهش و بهینه سازی هر بایت و تبادلات سرور طراحی شود تا زمان انتظار کاربر (و حتی تجهیزات) کاهش یابد. تقریبا همه معتقدند که بخش تولید در برابر عوامل کاهنده‌ی سرعت فرآیندها تاب آوری بسیار پایینی دارد.

مجریان و ناظران مجبورند به طور سنتی بر اساس اطلاعات از منابع مختلف و در اشکال مختلف تصمیم گیری کنند تا به بهترین عملکرد برسند  نرم افزار مدیریت کارخانه به عنوان ابزاری برای دیجیتالی کردن این اطلاعات عمل می کند. با توجه به ویژگی‌های کار عملیاتی ، باید فقط راه حل‌های انعطاف پذیر را باید به منظور سهولت و سرعت به کار گرفت (پیروی از شعار: اطلاعات «درست» ، در زمان «مناسب» ، در مکان «درست» ، در راه «درست» ، به شخص «درست »).

 

بلا استفاده شدن بسیاری از داده‌ها در صورت عدم فرآوری سریع

نکته ای که نباید از قلم انداخت این است که، نرم افزار مدیریت کارخانه کمک شایان توجهی به فرآوری داده‌ها می کند که عموما کمتر به آن توجه می شود. داده هایی که در حجم‌های زیاد در کشوها و قفسه‌های سطح خرده فروشی فراموش می شوند و هیچگاه مورد بازبینی قرار نمی گیرند. نرم افزار مدیریت کارخانه هایی که به هوش مصنوعی مجهز هستند می توانند داده‌های قدیمی و داده‌های فعلی حاصل از فرایند را به نحوی به کار بگیرند که دیدگاهی منحصر به فرد و روشن به سهامداران و دست اندرکاران ارائه دهد. این دیدگاه‌ها ممکن است نه تنها منجر به بهبود دائمی شود بلکه حتی ممکن است منجر به نوآوری نیز بشود، چیزی که سیستم‌های مبتنی بر کاغذ ممکن است هرگز به دست نیاورند، و این پایه و اساس صنعت 4.0 است.

 

 

موانع ذهنی معمول در هنگام بکارگیری استراتژی حذف مکتوبات کاغذی

همانند تمام فرایندهای تحول، چالش هایی نیز وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرند. تصویر زیر موانعی را که ممکن است در انتقال از یک سیستم کاغذی به یک سیستم دیجیتال با آن روبرو شویم خلاصه می کند. (منبع: چالش هایی برای غلبه، هنگام گذار دیجیتال. اقتباس از Accenture Industry X).

 

ما راهبردهای صحیح برای کمک به مشتری‌ها برای از شر راه برداشتن این موانع را فراگرفته ایم.

 

همانطور که همه کارشناسان تولیدی نیز تایید می کنند، دیجیتالی سازی تنها راه پیش رو برای تولیدکنندگانی است که می خواهند در پویایی جدید بازار که به دنبال همه گیری کرونا به وجود آمده، زنده بمانند، چه رسد به رشد. خود-دیجیتالی سازی به معنای حذف مکتوبات کاغذی است و برای تولیدکنندگان به معنی در پیش گرفتن مسیر استفاده از نرم افزار مدیریت کارخانه برای جایگزینی فرآیندهای ثبت داده‌های مبتنی بر کاغذ با مدل دیجیتال آن است.

میزان جایگزینی سیستم‌های کاغذی به چندین جنبه بستگی دارد: نحوه بکارگیری نرم افزار مدیریت کارخانه در فرآیند (نظارت / کنترل / سیستم ثبت). نقش نیروی کار صف (اجرای فرآیند / دریافت داده / ثبت) و سطح پیچیدگی فرآیند تولید خود عوامل کلیدی. این موارد در تعیین سطح دیجیتالی شدن کاملا اثرگذار هستند. جایگزینی فرایندهای کاغذی با نرم افزار مدیریت کارخانه اولین قدم برای درک بهتر فرایندها، ارائه تجزیه و تحلیل‌های مفید برای نیروی کار و ایجاد چارچوب Industry 4.0 است.