ویژگی‌های یک طرح تولیدی خوب چیست؟

تشریح  پنج عامل کلیدی یک طرح تولید کارامد

زمان مطالعه: 7 دقیقه

برای حداکثر کردن بهره وری، هر شرکتی به یک طرح تولید مناسب نیاز خواهد داشت. اگرچه، طراحی کارامد فرایندی پیچیده است که گستره‌ی وسیعی از فعالیت‌ها را در بر می گیرد تا اطمینان حاصل شود که مواد، تجهیزات و نیروی انسانی در مکان و زمان مورد نیاز، فراهم هستند.  طراحی تولید مانند طراحی نقشه راه است: به فرد کمک می کند که بداند به کجا قرار است برسد و برای رسیدن به آن چقدر زمان لازم دارد.

در ادامه به مرور برخی مزایای یک طرح تولید کارامد می پردازیم. 

·        کاهش هزینه‌ی نیروی انسانی توسط حذف زمان هدر رفت و بهبود جریان فرآیند.

·        کاهش هزینه‌ی موجودی به واسطه‌ی کاهش نیاز به موجودی ایمنی و موجودی‌های در جریان کار اضافی

·        استفاده‌ی بهینه از تجهیزات و افزایش ظرفیت

·        بهبود تحویل به موقع محصولات و خدمات

 

بنا به گفته‌ی اریک فرنیر، مشاور ارشد تجاری در شرکت خدمات مشاوره ای BDC، «طرح ریزی تولید فرایندی حیاتی است که باید برای تضمین پایداری، به بهترین شکل انجام شود چرا که تکنیک هایی که مورد استفاده قرار می گیرند (مانند مدیریت گلوگاه، مدیریت جامع، فشار سیستم و ...) از افزایش زمان تحویل جلوگیری می کنند، ریسک کمبود موجودی را حداقل می کنند و استفاده از منابع انسانی  و مواد را حداکثر می کند.»

 

5 عامل کلیدی طرح تولید

طرح ریزی کارامد وابسته به درک صحیح از فعالیت‌های کلیدی است که کارآفرینان و مدیران تجاری باید در فرایند طرح ریزی به کار بگیرند. در ادامه پنج نمونه را خواهید دید.

 

پیش بینی انتظارات بازار

برای طرح ریزی کارامد، شما باید بتوانید فروش بالقوه را با سطح مشخصی از اطمینان تخمین بزنید. بیشتر کسب و کارها اطلاعات عددی دقیقی از فروش‌های آتی خود ندارند. با این حال می توان فروش را بر اساس اطلاعات قبلی، روندهای بازار و پیش سفارش ها، پیش بینی کرد.

بر اساس گفته‌های فرنیر «تحلیل‌های میدانی، جمع آوری اطلاعات و درک نتایج حاصل، انجام تحلیل‌های دقیق تر و طراحی استراتژی‌های عملی بهتر را ممکن می کند».

 

کنترل موجودی

سطح موجودی قابل اتکا که خط تولید را تغذیه کند، باید برقرار باشد و سیستم موجودی متناسب نیز باید به کار گرفته شود.

در دسترس بودن منابع انسانی و تجهیزات

این مورد که با نام «زمان در دسترس» نیز شناخته می شود، بازه‌ی زمانی مجاز بین فرایندهاست در آن تمام سفارشات در خط تولید یا خدمات جریان پیدا می کند.

زمانبندی و گام‌های استاندارد

به صورت عام، بهینه ترین به این معنی است که اطمینان حاصل شود که گام‌های تولید بر اساس نقشه راه فرایند انجام می شود تا بر اساس زمان میانگین مطلوب رخ دهند و به سر انجام برسند. به یاد داشته باشید که تمام گام‌ها الزاما به ترتیب رخ نمی دهند، و ممکن است به صورت همزمان انجام شوند.

پس از تکمیل شدن نقشه راه فرایند، می توان دریافت که برای انجام کامل فرایند چه مقدار زمان لازم است.در نقاطی که وظایف کاری یکسان یا تکراری وجود دارد، بهتر است که زمان و کار را استاندارد کرد. فعالیت‌های مشابه را برای استفاده‌های آتی مستند سازی کنید و از آن‌ها به عنوان خط مبنا برای برنامه ریزی‌ها و زمانبندی‌های آینده استفاده کنید. چنین اقدامی به میزان قابل توجهی فرایند طرح ریزی سرعت می بخشد.

 

عوامل ریسک

می توان این عوامل را توسط جمع آوری داده‌های تاریخی از تجارب کاری یکسان، ثبت جزئیات زمان واقعی، مواد مورد استفاده و رخداد نقص‌ها ارزیابی کرد.

زمانی که ریسک‌ها قابل توجه باشند، لازم است که تحلیل انواع و اثرات نقصان (FMEA) را پیاده سازی کرد تا سازوکارهای کنترلی به درستی به کار گرفته شوند و این ریسک‌ها حداقل شوند. به کمک این روش می توان مشکلات بالقوه در فرایندهای تجاری را شناسایی کرد و از میان برداشت (def). این نوع تحلیل بیشتر در کسب و کارهای تجاری و مونتاژی مورد استفاده قرار می گیرد.

 

طرح ریزی کار

سایر فعالیت ها پس از طرح تولید آغاز خواهند شد، و هر حوزه ی کاری به تعامل تمام فعالیت ها با یکدیگر بستگی دارد. به طور معمول ، هر طرح به موضوعاتی از قبیل مواد ، تجهیزات ، منابع انسانی ، آموزش ، ظرفیت و طراحی نقشه یا روش‌های انجام کار در زمان استاندارد می پردازد.

طرح تولید باید توجه کافی به عناصر کلیدی پیش از تولید داشته باشد تا جریان کار، در طول زمان پیاده سازی با مانع مواجه نشود.

 

سفارش مواد اولیه

مواد و خدماتی که برای رسیدن به زمان طولانی نیاز دارند یا از مسافت‌های دور سفارش داده می شوند که اصطلاحا به آن‌ها سفارش پتویی نیز گفته می شود ، باید قبل از پیش آمدن نیاز در هنگام تولید سفارش داده شوند. تامین کنندگان برای اطمینان از جریان تامین بدون وقفه باید به صورت دوره ای مواد را برای متقاضی ارسال کنند.

 

 

تهیه تجهیزات

تهیه‌ی تجهیزات تخصصی و لوازم ضروری برای آغاز فرایند تولید باید به مراتب زودتر انجام شود. به یاد داشته باشید که ممکن است لازم باشد برخی تجهیزات به صورت سفارشی تولید شوند یا صرفا تهیه‌ی آن‌ها دشوار باشد. همچنین ممکن است استفاده از چنین تجهیزاتی مستلزم آموزش‌های خاص باشد.

 

گلوگاه ها

گلوگاه‌ها نقاط محدودیت آفرین در جریان فرایند هستند و باید پیشاپیش مورد رسیدگی قرار بگیرند تا بتوان قبل از آغاز تولید مشکل آن‌ها را حل یا حذف کرد. هنگام ارزیابی و شناسایی گلوگاه‌های احتمالی، توجه داشته باشید که هر گلوگاه می تواند به منطقه‌ی دیگری از فرایند تولید جا به جا شود. رسیدگی به گلوگاه‌ها چالشی دائمی در هر کسب و کار است.

 

جذب و آموزش نیروی انسانی

موقعیت‌های تخصصی و کلیدی مستلزم آموزش و تجهیزات خاص، فرایندهای تکنیکی یا رگولاتوری هستند.

افراد واجد شرایط باید از منظر مهارت‌های لازم، کاملا مورد ارزیابی و مصاحبه قرار بگیرند. هنگام استخدام این افراد، آموزش‌های کافی باید لحاظ شود و کارفرما بداند که قبل از شروع، این افراد صلاحیت‌های لازم کاری را کسب کرده اند. این ملاحظات متضمن جریان بی نقص فرایند یا خدمت خواهد بود.

به گفته‌ی آقای فرنیر «افراد، عنصر مهم در طرح ریزی تولید هستند، طرح ریزی یعنی مدیریت سرمایه‌های انسانی و تجهیزات. این موارد عموما کلید بهینه سازی ظرفیت تولیدی هستند».

طرح ریزی تولید مبنایی برای برنامه ریزی روزانه‌ی فعالیت‌ها فراهم می کند. هنگام رسیدن سفارش‌های فروش، بر اساس اولویت آن ها، باید به صورت تک به تک به آن‌ها رسیدگی کرد.

اهمیت سفارش تعیین کننده‌ی جریان کار خواهد بود و مشخص می کند که در کجای برنامه قرار خواهد گرفت. بعد از این مرحله، تولید کننده باید بداند که آیا آماده‌ی تولید یا ارائه‌ی خدمت مورد نظر هست یا نه. به این منظور باید مشخص شود که:

·        آیا موجودی در نقطه‌ی شروع کار به میزان کافی وجود دارد؟

·        آیا منابع در دسترس هستند؟ نیروی کار کافی برای انجام کار وجود دارد؟ از ماشین آلات استفاده می شود؟

·        آیا زمان استاندارد با زمان مجاز در دسترس همخوانی دارد؟

 

باید با دقت تمام عوامل ریسک را حداقل کرد؛ در صورتی که «اگر»های زیادی در کار وجود داشته باشد تاخیر در تحویل و عدم بهینگی رخ خواهد داد.

 

اعلان طرح

بعد از اینکه مطمئن شدیم تمام شرایط لازم برای شروع فرایند تولید را داریم، باید طرح را به تمام کارمندانی که قرار است از آن استفاده کنند معرفی کنیم.

همچنین می توان تولید را در صفحات گسترده، پایگاه داده یا نرم افزارها طرح ریزی کرد که عموما سرعت فرایند را بالا می برد.

با این حال، ارائه‌ی بصری ارزش بیشتری دارد چرا که برنامه‌ی زمانبندی عملیات را راحت تر به نیروی کار سطح تولید منتقل می کند. در برخی کسب و کارها، سفارشات روی تابلوها، یا نمایشگرهای رایانه ای ثبت و ارائه می شوند تا برنامه‌ی واحدهای تولید مشخص باشد. و برخی دیگر سفارشات را به صورت به هنگام به واحدهای تولید ارسال می کنند.

 

تغییرات را در نظر داشته باشید

یکی از چالش‌های طرح ریزی تولید و برنامه ریزی عقب نیفتادن از تغییر در سفارش‌ها است.

تغییرات هر روز رخ می دهند.لازم است که طرح همگام با این تغییرات اصلاح و بازنگری شود.

رسیدگی به تغییرات معمولا کار آسانی نیست و ممکن است به اندازه تهیه‌ی طرح اولیه زحمت داشته باشد. همکاری به تمام بخش‌های درگیر سفارش برای حل مشکلات احتمالی ضروری خواهد بود.

همچنین، نرم افزارهای رایانه ای برای رصد تغییرات، موجودی، کارمندان و تجهیزات بسیار مفید هستند.

 

بهبود دائمی فرایندها

نگارش طرح تولید می تواند نقاط هدر رفت منابع را مشخص کند. می توان اصول بهره وری عملیاتی و تولید با ارزش افزوده را برای صفر کردن هدر رفت، کوتاه تر کردن فرایندها و بهبود تحویل سفارشات و هزینه‌ها استفاده کرد.

به منظور بیشتر کردن بهره وری، باید تمام فرایندها را بازبینی کرد. همیشه علائمی هستند که به راحتی می توان آن‌ها را در هنگام بازبینی شناسایی کرد و مدیریت فرایند را بهبود بخشید. به عنوان مثال، با افزایش زمان تحویل، شرکت کنترل روی تولیدش را از دست خواهد داد.

مزایای اصلی دیدگاه جامع بهره وری فرایند عبارتند از:

·        بهبود کیفیت- خطاهای کمتر. پیوستگی بهتر. محصولاتی که نیازهای مشتری را هرچه بهتر رفع می کند.

·        سرعت بیشتر - ارائه‌ی بهتر. مدیریت موجودی بهتر. ریسک کمتر. رفع هر چه بهتر نیازهای مشتری.

·        اطمینان پذیری بهتر- محصول یا خدمت صحیح، در زمان درست و مکان درست. باعث اعتماد و وقاداری مشتری می شود.